Acrolinx hat eine Studie zur Terminologiearbeit veröffentlicht, aus der sich wertvolle Schlüsse über den Stellenwert von Terminologiearbeit in Unternehmen ziehen lassen. Wir werfen einen Blick auf die Ergebnisse und analysieren die Bedeutung für die Optimierung mehrsprachiger Dokumentation.

Studie von Acrolinx

In der Acrolinx-Studie „Terminologiemanagement. Eine Studie zur Erarbeitung, Verbreitung und Nutzung unternehmensspezifischer Wörter und Formulierungen“ wurden Terminologieverantwortliche von über 200 Unternehmen unterschiedlicher Größe befragt. Dabei stellte sich heraus, dass über 99% der Unternehmen die Verwaltung von Terminologie als nützlich erachten, aber nur 29% ihren Ansatz für ausgereift halten. Das zeigt: Im Bereich der Terminologie gibt es noch viel zu tun.

Welche Bedeutung spielt Terminologie in Unternehmen?

In den meisten Unternehmen besteht wenig Zweifel daran, dass Terminologiearbeit immense Vorteile mit sich bringt. Die wichtigsten Argumente für die Terminologiearbeit nach Meinung der Befragungsteilnehmer sind in folgendem Schaubild ersichtlich:

Die größten Herausforderungen sehen die befragten Terminologieverantwortlichen in der Sicherstellung der korrekten Terminologieverwendung, im Zeitmangel für eine sorgfältige Terminologiearbeit sowie in der Einbindung anderer Mitarbeiter.

Wie wird Terminologie in Unternehmen verwaltet?

Die verbindliche Verwendung und Pflege der Unternehmensterminologie ist meist nur begrenzt umgesetzt. Lediglich bei 33% gibt es zentrale Terminologielisten, die abteilungsübergreifend von allen Mitarbeitern befolgt werden sollen. Häufiger kommt es vor, dass für einzelne Abteilungen separate Listen geführt werden oder aber gar keine Listen vorhanden sind.

Die Pflege der Terminologielisten erfolgt bei den befragten Unternehmen in der Regel entweder durch einen oder mehrere Mitarbeiter, die sich neben anderen Aufgaben um die Terminologie kümmern. Meistens erhalten die Terminologieverantwortlichen Vorschläge für neue Terme und bearbeiten diese. Nur in 27,4% der Fälle werden bei Bedarf Treffen einberufen, um die Vorschläge zu diskutieren.

Dabei wird die endgültige Entscheidung über neue Terme in den meisten Fällen (42,4%) von jeder Abteilung für sich alleine getroffen, in 31,6% wird in Präsenzmeetings eine demokratische, übergreifende Entscheidung angestrebt und nur in 10,8% gibt es einen Entscheidungsträger. Onlineabstimmungen konnten sich nur in 8,9% der befragten Unternehmen durchsetzen.

Zur Verwaltung der Terminologie verwenden 47,5% der Unternehmen Tabellenkalkulationsprogramme oder andere Datenbanken; 31% der Unternehmen nutzen eine speziell für die Aufgabe entwickelte Software.

Was lässt sich optimieren?

Die Studie von Acrolinx zeigt, dass es bei der Terminologiearbeit in Unternehmen große Optimierungspotenziale gibt:

1. Hervorheben lässt sich, dass in vielen Unternehmen die Zeit für ein effektives Terminologiemanagement fehlt. Die Terminologie wird nur „nebenbei“ verwaltet. Das heißt auch, dass in arbeitsintensiven Phasen vermutlich gar keine Zeit für die Terminologiepflege bleibt. Doch gerade bei hoher Textproduktion ist die gewissenhafte Nutzung und Erweiterung von Terminologie besonders wichtig. Deshalb sollte es unbedingt eine oder mehrere Personen (unternehmensintern oder –extern) geben, die sich hauptsächlich um die Terminologie kümmert. Das muss je nach Unternehmen keine volle Stelle sein. Aber es sollte sorgfältig geplant werden, wie viele Ressourcen benötigt werden, und diese sollten auch immer zur Verfügung stehen.
2. Die Studie zeigt weiterhin, dass der Terminologieprozess in den meisten Unternehmen noch sehr unausgereift ist. Häufig werden nur für einzelne Abteilungen Terminologielisten geführt und unternehmensweite Abstimmungsprozesse finden nur in begrenztem Umfang statt. Zur Prägung der Corporate Language ist es aber besonders wichtig, dass das gesamte Unternehmen an einem Strang zieht.
3. Der Einsatz von Software zur Terminologieverwaltung genießt noch eine relativ niedrige Prominenz. Häufiger kommen Tabellenkalkulationsprogramme oder andere Datenbanken zum Einsatz. Vermutlich sind in vielen Unternehmen die enormen Vorteile nicht hinreichend bekannt, die Terminologieverwaltungstools auf verschiedenen Ebenen im Prozess von Redaktion über Übersetzung bis hin zur Publikation bringen.

Und wofür das Ganze?

Natürlich ist jedes Unternehmen als Einzelfall zu betrachten. Deshalb empfiehlt sich eine sorgfältige Analyse des IST-Standes und der möglichen Optimierungen. Dabei wird unter anderem geprüft, wie alle Abteilungen einbezogen werden können, wie Abstimmungsprozesse zur allgemeinen Zufriedenheit führen können und wie Software sinnvoll eingesetzt werden kann. So lassen sich in aller Regel durch gezielte Optimierungen auf lange Sicht Einsparungen von Kosten und Zeit sowie eine erhebliche Verbesserung der Qualität erreichen.

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