Das digitale Universum expandiert mit schwindelerregender Geschwindigkeit und das Ende ist noch lange nicht in Sicht. Es umfasst alle digital erfassten Daten — ob Websites, Apps, Fotosammlungen, Filmdatenbanken, Aufzeichnungen von Musik- und Sportevents, Identifikationsdaten auf Kreditkartenchips oder Datenbestände zur Teilchenforschung. Die Daten eines einzelnen Unternehmens sind auch ein eigenes kleines Universum, das — im Gegensatz zum großen Ganzen — nach eigenen Regeln organisiert werden kann.

Kosmische Datenmengen

Es ist manchmal nützlich, die Augen in die Ferne zu richten, um das Gesamtbild klarer zu sehen. Bereits jetzt gibt es mehr Bits im Digital Universe als Sterne im physischen Universum. Nach Schätzungen des namhaften IT-Marktbeobachtungsinstituts IDC betrug die globale Datenmenge im Jahr 2016 nämlich unfassbare 16 Zettabyte (16 Billionen Gigabyte oder 16 Trilliarden Byte). Bis 2025 soll das digitale Universum jedoch auf schier unvorstellbare 163 Zettabyte anwachsen.

Die im Auftrag vom US-amerikanischen Konzern Seagate durchgeführte Studie besagt auch, dass der Anteil der Unternehmensdaten im Gesamtvolumen von 30 Prozent im Jahr 2015 innerhalb von 10 Jahren auf 60 Prozent steigen könnte. Wenn man sich dieser Dimension bewusst ist, wird einem die immense Bedeutung der Datenorganisation und Content-Verwaltung erst richtig klar. Im Gegensatz zu diesem riesigen und unüberschaubaren Universum können wir über das Content-Universum eines einzelnen Unternehmens viel mehr Kontrolle haben.

Ein unternehmensweites Informationsmodell

Die Grundlage des digitalen Wandels ist die Verfügbarkeit aller relevanten Informationen in Echtzeit, das heißt, die Fähigkeit, aktuelle Daten zu jedem beliebigen Zeitpunkt schnell finden und nutzen zu können. Das ist eine Aufgabe, an die man mit Bedacht und Struktur herangehen sollte. Für eine sinnvolle Digitalisierung ist eine klar geordnete und lückenlose Erfassung des Produktportfolios unabdingbar. Dabei liegt der Fokus der Unternehmen sowohl auf dem effizienten Datenaustausch innerhalb der eigenen Wertschöpfungskette als auch auf der Verteilung des Contents an die Kunden über mehrere Publikationskanäle hinweg.

Das Gerüst Ihrer Content-Strategie sollte ein umfassendes, im Idealfall unternehmensweites Informationsmodell bilden. Das Informationsmodell beschreibt die Typen der verfügbaren/benötigten Informationsobjekte und bildet die Beziehungen zwischen ihnen ab. Es entsteht in der Regel eine hierarchische Struktur, die es ermöglicht, die Erstellung, Bearbeitung und Freigabe aller Inhalte inklusive Varianten oder Sprachversionen zu standardisieren und zu zentralisieren. Nur so können abteilungsübergreifend nutzbare Inhalte produziert werden, die sich viel leichter optimieren und individuell anpassen lassen.

Idealerweise sieht das Modell auch die Arbeit mit unterschiedlichen Publikationskanälen und Ausgabeformaten vor. So können alle zuständigen Abteilungen im Unternehmen, sei es die Technische Redaktion, die Unternehmenskommunikation oder die Entwicklungsabteilung, gleichermaßen einen Nutzen daraus ziehen. Ganz wichtig ist es daher, alle Stakeholder zu einem frühen Zeitpunkt in die Erstellung des Modells einzubeziehen.

Das Informationsmodell sollte nicht nur die Struktur der Informationsobjekte abbilden, sondern auch die Granularität bei der Verwaltung (z. B. Dokumente, Kapitel, Unterkapitel, Fragmente), das Vorgehen bei Aktualisierungen, das Versionsmanagement sowie die Freigabeprozesse abdecken.

Metadaten-Konzept

Um dabei einen signifikanten Mehrwert zu erzielen, braucht es außerdem ein wohlüberlegtes, schlüssiges Metadaten-Konzept. Metadaten sind strukturierte Daten, die übergreifende Informationen über ein Informationsobjekt beinhalten. Sie können aus Freitext (Titel, Autor, Schlüsselwörter, Beschreibungen), Zahlen (Versionsnummer, Revisionsindex, Erstellungs- und Änderungsdatum) oder Auswahllisten (Phase des Produktlebenszyklus, Copyright-Status) bestehen. Extrem wichtig ist es, eine Übereinkunft über die Begriffe, Bezeichnungen und Bedeutungen zu treffen — und auch darüber, wer die verschiedenen Metadaten und Produkte besitzt. Außerdem sollte man bei der Planung berücksichtigen, dass laufende Änderungen und Wartung notwendig sein werden.

Vorteile eines strategischen Metadaten-Konzepts:

• Die konsequente Nutzung von Metadaten im gesamten Unternehmen erleichtert den Informationsaustausch und die Aktualisierung der Inhalte.
• Die gleichen Metadaten können in unterschiedlichen Content-Management-Systemen (CMS) verwendet werden.
• Eine eindeutige digitale Kennzeichnung der Produkte und die Wiederverwendbarkeit der erstellten Inhalte sind mit weniger Aufwand verbunden.
• Beim Anlegen von neuen Informationsbausteinen entsprechend dem Konzept können Metadaten automatisch vergeben werden.
• Verständnis, wie sich Metadatenänderungen auf nachgeschaltete Prozesse auswirken können.
• Es werden Lücken identifiziert, die durch Metadaten noch nicht abgedeckt werden.
• Metadaten-Informationen stehen anderen Unternehmensbereichen außerhalb des Erstellbereichs zur Verfügung.
• Es gibt klare Zuständigkeiten (von Personen oder Gruppen) für die Metadatenprozesse sowie zentral verwaltetes Know-how.

Fazit

Bevor man mit der digitalen Transformation so richtig loslegen kann, sollte man sich gehörig Gedanken über die bestehende und die gewünschte Informationsstruktur machen. Mit einem ausgereiften Informationsmodell gestaltet sich die Content-Verwaltung in einem oder gleich mehreren Content-Management-Systemen viel einfacher und bereitet allen Beteiligten weniger Kopfschmerzen. In einem unserer nächsten Blogs kommen wir darauf zu sprechen, wie die modernen CMS-Tools jedem Unternehmen unter die Arme greifen können.