Vor Kurzem haben wir beschrieben, wie sinnvoll Qualitätssicherung in der Ausgangssprache ist. Mit dem letzten Beitrag über Congree haben wir dies bereits in die Praxis umgesetzt. Nun widmen wir uns Acrolinx und zeigen hier, wie tool-gestützte Sprachqualitätssicherung aussehen kann. Denn als Prozess-Experten haben wir nicht nur die optimalen Textprozesse im Blick, sondern auch die Tools, mit denen Sie diese Prozesse umsetzen können!

Die Vorarbeit

Acrolinx bietet zahlreiche Integrationen für die unterschiedlichsten Erstellsysteme: Von den Standard-Office-Produkten über Web-CMS wie WordPress oder Adobe Experience Manager bis hin zu Redaktionssystemen wie Arbortext oder Schema ST4 ist alles dabei. Selbst ganze Webseiten oder Ihre E-Mails in Outlook können Sie mit Acrolinx prüfen. Eine aktuelle Liste aller unterstützten Autorensysteme finden Sie auf der Acrolinx-Website. In diesem Beitrag bleiben wir jedoch ganz klassisch im beliebten Microsoft Word.

Bevor Sie Ihre Dokumente mit Acrolinx prüfen können, müssen Sie im Dashboard definieren, wie und was genau geprüft werden soll. Entweder verwenden Sie ein bereits existierendes Prüfprofil oder Sie legen ganz einfach ein neues Prüfprofil an. Im Prüfprofil werden folgende Konfigurationen festgelegt:

• Welche Sprache wird geprüft? Für jede Sprache wird ein eigener Sprachserver benötigt. Deshalb ist es sinnvoll, zunächst mit einer Sprache zu beginnen. Neue Sprachen fügen Sie am besten erst dann hinzu, wenn Sie Acrolinx bereits etwas besser kennen.
• Für welche Zielgruppe ist die Prüfung bestimmt? Der Zielgruppentyp ist für die Analyse des Tone of Voice, also der Verständlichkeit des Textes, relevant. Hiermit können Sie bestimmen, welcher Ton für welche Zielgruppe angemessen ist. Passend zum definierten Tone of Voice erhalten Sie über die Guidance-Funktion genaue Hinweise von Acrolinx, wie Sie Ihren Text diesbezüglich verbessern können.
• Welches Schreibprofil soll herangezogen werden? Im Schreibprofil sind die unterschiedlichen Schreibtipps hinterlegt. Sie können verschiedene Schreibprofile nutzen, um z.B. unterschiedliche Prüfungen für diverse Fachgebiete abzubilden.
• Welches Termset liegt der Prüfung zugrunde? Termset meint im Grunde Terminologie-Wörterbuch. Auf der Basis des ausgewählten Termsets findet die Terminologieprüfung statt. Acrolinx prüft also, ob die korrekte Terminologie in den Texten verwendet wird oder ob sich noch irgendwo nicht erlaubte Terme verstecken.
• Welche SEO-Einstellungen gelten für die Prüfung? Acrolinx bietet auch eine Prüfung der Keyword-Verwendung in den Ausgangstexten an, mit deren Hilfe Sie die Auffindbarkeit Ihrer Inhalte verbessern können. Hierzu ist aber eine Lizenzerweiterung nötig.
• Soll Termextraktion verwendet werden? Bei der Termextraktion extrahiert Acrolinx Begriffe aus Ihren Texten, die bestimmte Termeigenschaften erfüllen. Diese neuen Terme können Sie verwenden, um Ihre Terminologie kontinuierlich zu erweitern.
• Welche Kategorien sollen geprüft werden (z.B. Rechtschreibung, Grammatik, Stil)? Nicht immer möchten Sie das gesamte Prüfset für die Prüfung benutzen. Vielleicht soll der Fokus einmal auf der Terminologie liegen und ein anderes Mal auf dem Stil. Welche Kategorien geprüft werden sollen, lässt sich in den Prüfprofilen voreinstellen, aber auch bei der Prüfung selbst auswählen.

Das ist alles recht einfach und intuitiv. Dennoch sollten Sie die Konfigurationsarbeit nicht unterschätzen. Acrolinx ist ein sehr mächtiges Tool, das viele verschiedene Szenarien abbilden kann. Nicht verwunderlich ist es daher, dass die ganze Vorarbeit wie Server-Aufbau, Konfiguration der Schreibtipps, Wörterbuchaufbau etc. ein bisschen Zeit und Denkarbeit beansprucht. Aber keine Sorge: Wenn Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen, stehen wir als Experten an Ihrer Seite!

Das Doing

Jetzt geht’s ans Eingemachte. Haben Sie einmal alle Prüfeinstellungen konfiguriert, kann die Prüfung beginnen!

Die Sidebar

Nach Installation der Integration erscheint ein Acrolinx-Menü im Reiter Überprüfen in Microsoft Word. Dort können Sie sich mit dem Acrolinx Server verbinden. Wenn die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, können Sie schon auf die Sidebar-Schaltfläche klicken. Die Sidebar öffnet sich und zeigt Ihnen zunächst einmal die Optionen. Hier können Sie das vorbereitete Prüfprofil auswählen und bei Bedarf die Prüfkategorien anpassen. Ein Klick auf die Prüfen-Schaltfläche startet die Prüfung. Und schwupps… werden Ihnen die Prüfergebnisse ausgegeben.

Die Scorecard

Die Ziffer rechts oben in den Prüfergebnissen entspricht Ihrem Acrolinx Score. Der Score zeigt an, wie gut Sie die Textanforderungen Ihres Unternehmens umgesetzt haben. Wenn Sie auf den Score klicken, öffnet sich die Scorecard zu Ihrem Dokument. Der Scorecard können Sie genau entnehmen, welche Schreibtipps in welchen Kategorien auftauchen, welche Kategorie am besten abgeschnitten hat etc. Wenn Sie komplexere Auswertungen der Qualität Ihrer Texte brauchen, bietet das Acrolinx Analytics Modul vielfältige Auswertungsmöglichkeiten – von der Qualitätsentwicklung bis hin zur Team-Performanz und der Häufigkeit von Prüfungen.

Die Kategorien

Zurück zur Sidebar: Acrolinx arbeitet mit verschiedenen Farben, die den unterschiedlichen Prüfkategorien entsprechen.

Die Kategorie Neue Terme entspricht der oben erwähnten Termextraktion. Hier werden neue Termkandidaten identifiziert, die Sie über die Schaltfläche als neuen Termvorschlag aufnehmen können. Möchten Sie lieber die gesamte Liste der Termkandidaten gesondert evaluieren? Dann gibt Ihnen die Scorecard einen Termextraktionsbericht mit Termkandidat, Vorkommen und Kontext aus.

Die Kategorie Verständlichkeit entspricht dem oben erwähnten Tone of Voice. Im Dashboard, wo auch die initialen Konfigurationen hinterlegt wurden, können Sie den für die Zielgruppe passenden Verständlichkeitslevel auswählen. Zur Verfügung stehen die Level „sehr leicht“, „leicht“, „durchschnittlich“ und „komplex“. Diese Einstellung wird dann für die Auswertung der Verständlichkeit des Textes verwendet.

Die Schreibtipps

Schreibtipps werden in der Sidebar auf einzelnen „Karten“ gelistet. Sie können alle oder nur bestimmte Kategorien anzeigen lassen. Auf den Schreibtipp-Karten haben Sie über entsprechende Icons folgende Möglichkeiten:

• Die vorgeschlagene Korrektur übernehmen (durch Klick auf die Korrektur)
• Den Schreibtipp (= Fehlerhinweis) ignorieren (an dieser Stelle oder im ganzen Dokument)
• Alle betroffenen Textstellen gemäß Korrekturvorschlag korrigieren
• Mehr Infos zum Schreibtipp erhalten
• Den markierten Begriff in die Ausnahmeliste aufnehmen
• Den markierten Begriff als neuen Term vorschlagen (er erhält dann den Status proposed und kann im Dashboard freigegeben werden)

Acrolinx kann nicht in allen Situationen eine Korrektur vorschlagen. Insbesondere bei den Kategorien Stil und Verständlichkeit ist es für eine Maschine schwer, einen geeigneten Änderungsvorschlag zu präsentieren. Deshalb werden hier eher Korrekturanregungen in Frageform formuliert:

Mithilfe der Sidebar können Sie nun alle markierten Textstellen durchgehen, bis Sie alle Schreibtipps umgesetzt oder ignoriert haben. Wenn ein Schreibtipp ausgegraut ist, dann wurde in der Zwischenzeit der Ausgangstext verändert. Der Schreibtipp ist also nicht mehr aktuell. Wiederholen Sie in diesem Fall bitte die Prüfung.

Acrolinx prüft jedoch nicht ad hoc, während Sie schreiben. Die Software ist so konzipiert, dass Sie Ihren Text erstellen und ihn danach prüfen. Daher wird die Prüfung nur über die Prüfen-Schaltfläche gestartet.

In unseren Tutorials finden Sie auch einen Webinar-Mitschnitt, der in den letzten 5 Minuten eine Acrolinx-Demo beinhaltet. Schauen Sie doch einmal hinein, um sich einen Eindruck zu verschaffen!

Eine Unterstützung, aber kein Hellseher

Eine Content-Optimierungsplattform wie Acrolinx unterstützt Sie beim Erstellen konsistenter und fehlerfreier Texte. Natürlich verbirgt sich hinter der sehr mächtigen, KI-gestützten Textanalyse letztlich immer noch ein System. Schimpfen Sie also nicht, sollten Sie das ein oder andere Mal auf einen Schreibtipp stoßen, der Ihren Erwartungen nicht entspricht! Das System kann nicht immer wissen, was Sie sagen wollten bzw. wie Ihre Sprache gemeint ist. Aber man kann es ihm über Feintuning und Anpassungen der Schreibtipps beibringen, sodass Sie sich beim nächsten Mal nicht mehr ärgern. Arbeiten Sie hier eng mit dem Systemhersteller oder erfahrenen Experten wie uns zusammen. Wir unterstützen Sie gern!