Umfangreiches und effizientes Terminologiemanagement und die darunter fallenden Abstimmungsprozesse gewinnen immer mehr an Bedeutung. Doch wie sieht eigentlich ein „perfekter Terminologie-Workflow“ aus? Welche Stationen sind relevant, damit Terminologie fachlich korrekt erfasst, gepflegt und – vor allem – auch beachtet wird? Und welche Tools pflastern den Weg zum idealen Terminologie-Workflow?
In unserer neuen Blogreihe betrachten wir die Stationen des Terminologiemanagements in verschiedenen Systemen. Heute im Fokus: Die Across-Landschaft.
How to Terminology?
Die begriffsorientierte Terminologiearbeit hat sich mittlerweile als einer der Standardansätze etabliert. So kommt es, dass die meisten Terminologie Management Systeme (TMS) auf dem Markt diesem Ansatz folgen. Auch die Eintragsstrukturen sind meistens nach einem Drei-Ebenen-Modell aufgebaut. Sie bestehen also aus einer übergeordneten Eintragsebene (für Abbildungen, Domäneninformationen etc.), einer Sprachebene (z. B. für Definitionen) und einer untergeordneten Benennungsebene (mehrsprachige Benennungen und ihre Metadaten wie Status, linguistische Angaben etc).
Terminologiemanagement in crossTerm
Die Terminologie-Komponente von Across – crossTerm – arbeitet ebenfalls nach diesem begriffsorientieren Ansatz. Hier kommt man aber einfacher zum Ziel, da man mit zwei Ebenen – der Eintrags- und der Benennungsebene – arbeitet, und die Sprachebene die reine Übersetzung darstellt.
crossTerm erlaubt sowohl die manuelle Erstellung von Terminologieeinträgen als auch den automatischen Import einer bereits existierenden Terminologiedatenbank durch verschiedenen Austauschformate wie beispielsweise TBX. Das Hinzufügen bzw. Bearbeiten von Terminologie ist in Across aber auch interaktiv, also durch Austausch über bestimmte Workflows möglich.
Let it flow!
Um die Akzeptanz und die daraus resultierende konsistente Verwendung von Terminologie zu gewährleisten, sollten terminologische Abstimmungsprozesse eingeführt werden. Damit sie reibungslos ablaufen können, ist ein effizienter Workflow unverzichtbar. Rollen und Zuständigkeiten definieren dabei, welche Beteiligten, welche Rechte haben und für welche Aufgaben sie verantwortlich sind. Über einen Workflow kann man dann definieren, wie und in welcher Reihenfolge die Prozessschritte ablaufen sollen.
In Across sind die Rollen „Projektmanager“, „Terminologe“, „Übersetzer“, „Lektor“ und „Korrektor“ bereits voreingestellt, sodass Nutzer nicht alle Rollen selbst definieren müssen. Diese Rollen sind aber nicht fix, sondern können angepasst und geändert werden. Bei Installation werden sie dann durch den Administrator „Default Supervisor“ den einzelnen Nutzern zugewiesen. Dabei sind die Rollen so konfigurierbar, dass ein Nutzer gleichzeitig beliebig viele Rollen einnehmen kann, aber nicht muss.
Hat man ergänzend noch Lizenzen für die optionalen Zusatzkomponenten von Across erworben, liegen auch dafür unterschiedliche Rollen mit spezifischen Berechtigungen vor. Eine dieser Komponenten ist crossTerm Now, mit der man Workflows für terminologische Abstimmungsprozesse erstellen kann. Damit aber nicht jeder einzelne Mitarbeiter in einem Unternehmen in diesen Prozessen mitwirkt, kann über die Rollen festgelegt werden, wer aktive Aufgaben innerhalb eines Workflows übernehmen kann. Aber wie funktioniert crossTerm Now denn eigentlich?
Workflows mit crossTerm Now
Diese serverbasierte Komponente dient vor allem als Suchmaschine für hinterlegte Terminologie, die einen unternehmensweiten Terminologieaustausch möglich macht. Ob Personen hier lediglich Lese- oder auch Schreibrechte haben, kann im Voraus über den Across Language Server festgelegt werden.
Terminologie sollte nicht nur von einer einzigen Person gepflegt und zusammengestellt werden. Im Optimalfall wird Terminologie in Abstimmungsprozessen zwischen den zuständigen Personen verhandelt und manifestiert. In crossTerm Now ist genauso eine Abstimmung in Form von Workflows möglich, die als xml-Datei in die Anwendung importiert werden. So können Nutzer mit entsprechender Berechtigung z. B. die Übersetzung einer Benennung anfragen. Across ist hier das einzige TMS mit integriertem Terminologie-Management und Workflow für Übersetzungen „vom Hersteller“.
Ebenso können Nutzer auch Terminologievorschläge machen. Zugewiesene Nutzer (meist Terminologen) überprüfen dann diesen Vorschlag und nehmen ihn nach bestimmten Prozessschritten entweder an oder lehnen ihn ab. Hierbei erhält der Antragsteller aber immer eine aussagekräftige Begründung.
Freigegebene Terminologie wird anschließend in der Terminologiedatenbank veröffentlicht und unternehmensweit zur Verfügung gestellt. Eine Anpassung des Workflows um individuell gewünschte Korrekturschleifen zur Erhöhung der generellen Qualität ist in jedem Fall möglich. Auch das wird über diverse Elemente innerhalb der zugrundeliegenden xml-Datei geregelt. Man muss aber zum Glück kein xml-Experte sein: Across hilft gerne!
Schnittstellen für eine abgerundete Systemlandschaft
In Across ist es möglich, Terminologie zu verwalten sowie zu extrahieren, Translation Memories (TM) anzulegen und Übersetzungen durchzuführen. Hinzu kommt die Möglichkeit, relativ komplexe Abstimmungsworkflows umzusetzen. Man kann es also vor allem für Übersetzungsprozesse sehr gut als in sich geschlossenes System verwenden. Es geht aber noch mehr, zum Beispiel durch Austauschformate wie XLIFF oder Terminologie- und TM-APIs. Möchte man als Nutzer seine Systemlandschaft auch außerhalb von Across ausbauen und so sowohl Terminologie-, Übersetzungs- als auch Redaktionsprozesse miteinander verknüpfen, bieten sich sehr viele Möglichkeiten, das System nach außen hin zu öffnen. Hier gilt es, den Aspekt der Datensicherheit zu beachten, was aber für jede gewünschte Schnittstelle individuell geprüft werden kann.
Across-Schnittstellen
Across bietet neben diversen Schnittstellen zu Tools für CMS, Layout/Design, Brand Management, PIM, Projektmanagement und Maschinelle Übersetzung, natürlich auch Verknüpfungsmöglichkeiten zu Autorenprüfsystemen.
Hier kann man unter anderem ganz leicht die zuvor im Unternehmen abgestimmte Terminologie nutzen, um Texte bereits vor der Übersetzung einer Prüfung zu unterziehen und so zum Beispiel Übersetzungskosten zu senken. Und auch bei der Content-Erstellung besteht die Möglichkeit, direkt auf sowohl Terminologie als auch Translation Memories zuzugreifen. Optimierter Content kann dann in bestehende Translation Memories aufgenommen werden und so für spätere Übersetzungsprojekte innerhalb des Übersetzungseditors von Across – crossDesk – von Nutzen sein. Ebenso verhält es sich mit der Terminologie, die direkt im Editor des Autorenprüfsystems als Termkandidaten erfasst, mit Metadaten angereichert und in crossTerm übernommen werden kann.
Der perfekte Terminologie-Workflow muss nicht für jeden immer identisch sein. Dennoch bietet Across selbst und in Kombination mit diversen Schnittstellen zu externen Systemen die Möglichkeit, einen solchen nach den eigenen Vorstellungen zu modellieren und dabei auch die Anforderungen an effizientes Terminologie-Management zu erfüllen.
Hört sich spannend an?
Sie möchten gerne mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Unternehmensterminologie effizient verwalten, oder wie Sie durch das Zusammenspiel unterschiedlicher Systemkomponenten sowie einer effizienten Rollenverteilung den perfekten Terminologie-Management und Workflow für sich abbilden können? Dann kontaktieren Sie uns gerne, und wir finden gemeinsam heraus, welche Lösungen am besten zu Ihnen passen!
Sollten Sie Fragen zu Across haben, sprechen Sie uns sehr gerne an.
Wollen Sie gerne noch weitere Einblicke in Across? Im nächsten Teil unserer Blogreihe gehen wir im Detail auf die Verknüpfung des Across Language Server mit KantanMT ein und zeigen Ihnen ein paar Besonderheiten im Hinblick auf Maschinelle Übersetzung.
