Nach dem chinesischen Horoskop wird 2018 das Jahr des Erd-Hundes sein. Das Tierkreiszeichen Hund steht für Vernunft, Ordnung und Gerechtigkeit. Das Element Erde verleiht dem Hund zusätzlich Geduld, Realitätssinn und Verlässlichkeit. Die besten Voraussetzungen also, um die letzten Vorbereitungen zum Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung zu treffen. Denn beim Umgang mit sensiblen (insbesondere personenbezogenen) Daten während der Content-Erstellung, Übersetzung und Publikation lauern Risiken und Gefahren. Wir unterstützen Sie dabei, das Thema sorgfältig und gewissenhaft anzugehen, jedoch ohne Zeit zu verlieren!

Der Countdown läuft

Das chinesische Neujahr wird diesmal Mitte Februar gefeiert. Nach traditionellen Vorstellungen stehen im Jahr des Hundes praktische Lösungen, soziale Werte und Fairness im Vordergrund. Durch das Element Erde kommen zusätzliche Stabilität, Rationalität und Bodenständigkeit hinzu. Der Charakter des Erd-Hundes gilt demnach als redlich, gründlich und selbstlos. Das Wohl der Allgemeinheit steht für ihn über den eigennützigen Interessen. Unsicherheit ist dagegen nicht sein Metier, daher soll alles so schnell wie möglich in sichere Bahnen gelenkt werden.

Genau so sollten Sie das Thema Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) angehen – bedacht, sachlich, gewissenhaft, praxisnah. Prüfen Sie die Sachverhalte eingehend und geben Sie Datenschutzverletzungen keine Chance. Die Mühe lohnt sich allemal, da bei Verstößen gegen die DSGVO sehr empfindliche Bußgelder drohen – bis zu zehn Millionen Euro oder zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.

Im Mai läuft die Übergangsfrist für die Datenschutz-Grundverordnung endgültig ab. Ziel dieses Regelwerks ist es, Datenschutzbestimmungen EU-weit zu modernisieren und zu harmonisieren. Außerdem sollen persönliche Rechte der EU-Bürger in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten besser geschützt werden.

Die wichtigsten Grundprinzipien des Datenschutzes nach DSGVO sind:

• Rechtmäßigkeit – keine Datenverarbeitung ohne Rechtsgrundlage (insbesondere ohne Einwilligung der betroffenen Person)
• Verarbeitung nach Treu und Glauben – die Datenverarbeitung soll mit Rücksicht auf die Rechte und Interessen der Betroffenen erfolgen
• Transparenz – die Datenverarbeitung muss für die Betroffenen nachvollziehbar sein
• Zweckbindung – die Zwecke der Datenverarbeitung sollen schon bei der Erhebung personenbezogener Daten eindeutig festgelegt sein
• Datenminimierung – die Verarbeitung muss auf das kleinste notwendige Maß beschränkt sein
• Speicherbegrenzung – die Identifizierung der Personen soll nur so lange ermöglicht werden, wie es für festgelegte Zwecke benötigt wird
• Integrität und Vertraulichkeit – angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten muss gewährleistet sein

Um Compliance mit der DSGVO zu sichern, muss ein Unternehmen wissen und kontrollieren, welche sensiblen Daten von wem verarbeitet werden, wo diese gespeichert und wie übertragen werden. Das ist längst kein Anliegen für die IT-Abteilung allein, sondern muss unternehmensweit geschehen. Auch innerhalb der Content-Lieferkette gibt es eine Menge personenbezogene Daten, die (spätestens jetzt) besser geschützt werden müssen.

Datenschutz im Content-Prozess

Am mehrsprachigen Content-Prozess ist meist eine Vielzahl von internen und externen Mitarbeiter beteiligt. Häufig werden große Datenmengen mit Kollegen und Partnern in Dutzenden von Ländern weltweit ausgetauscht. Dabei steigt das Risiko der Datenschutzverletzungen enorm. Ein erster wichtiger Schritt ist es daher, abteilungsübergreifend die Art, den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang ausführlich zu dokumentieren.

Anschließend sollte eine Risikoanalyse erstellt werden, die den Fluss personenbezogener Daten festhält und die Eintrittswahrscheinlichkeit der Datenschutzverletzungen sowie die Schwere des Risikos für persönliche Rechte und Freiheiten beurteilt. Auf dieser Basis können geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden. Auch ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung und Evaluierung der Wirksamkeit der Datenschutzmaßnahmen ist unerlässlich.

Wenn Dienstleister (Content-Agenturen, Übersetzungsbüros, Multimedia-Agenturen, Freelancer usw.) beauftragt werden, muss zunächst geprüft werden, ob dabei Auftragsverarbeitung oder gemeinsame Verantwortung („Joint Controllership“) im Sinne der DSGVO vorliegen. In solchen Fällen reicht eine einfache Verschwiegenheitsvereinbarung nicht aus. Handelt es sich um Auftragsverarbeitung, sind Sie als Auftraggeber für die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften verantwortlich. Sie sind dazu verpflichtet, den Auftragnehmer sorgfältig auszuwählen und zu prüfen, ob die vorgeschlagenen Maßnahmen zum Schutz der betroffenen Daten ausreichend sind.

Der Auftragnehmer hat nur eine unterstützende Funktion und ist unter anderem für die weisungs- und zweckgemäße Verarbeitung der Daten, die Vertraulichkeitsverpflichtung des Personals, die ordnungsgemäße Beauftragung von Unterauftragnehmern oder die Unterstützung bei Meldung von Datenschutzvorfällen zuständig. Zertifizierungen des Dienstleisters, z. B. nach ISO 27001, sind zwar nützlich, allerdings gibt es momentan noch keine DSGVO-konformen Zertifizierungsverfahren. Es ist daher dringend zu empfehlen, alle Einzelheiten in einer separaten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung festzuhalten.

Gemeinsame Verantwortung heißt, dass die Parteien in einer Vereinbarung festlegen, wer von ihnen welche Verpflichtungen erfüllt, insbesondere was die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Person und die Informationspflichten gemäß den Artikeln 13 und 14 angeht. Im Bereich der Content-Erstellung und Lokalisierung kommt diese Form von Verantwortung jedoch tendenziell seltener vor.

Fazit

Das komplexe Thema Datenschutz-Grundverordnung ist durch diese kurze Abhandlung noch lange nicht erschöpft – das war nur die Spitze des Eisbergs. Der Erd-Hund würde mehr Tiefgang erwarten! Wenn Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten hat, wird er Ihnen dabei behilflich sein, die IST-SOLL-Analyse durchzuführen, den Maßnahmenplan zu entwerfen und diese Maßnahmen in das Gesamtkonzept zu integrieren. Doch fehlen Ihnen diese Kompetenzen im eigenen Haus, sollten Sie schleunigst Experten ins Boot holen, um die Daten gemäß allen Anforderungen rechtzeitig abzusichern und dem eigenen Unternehmen womöglich drakonische Strafen zu ersparen!

Bildquellen: http://www.kingsporthumor.com (Beitragsbild), www.unsplash.com