„Lass uns dafür erst einmal einen Piloten aufsetzen.“
Ein Schritt, den wir in Kundenprojekten häufig selbst empfehlen – sei es bei der Einführung von Machine Translation, KI-gestützten Übersetzungsprozessen, Terminologiemanagement oder einem neuen Translation Management System.
Und das aus gutem Grund: Bevor eine neue Technologie oder ein neuer Prozess unternehmensweit ausgerollt wird, sollte zunächst im kleinen Rahmen getestet werden, ob die Lösung im Arbeitsalltag funktioniert, ob die späteren User damit zurechtkommen und welche Stolpersteine sichtbar werden.
Genau dafür ist ein Pilot da: Erfahrungen sammeln, Risiken früh erkennen und eine fundierte Grundlage für die nächsten Schritte schaffen.
Zumindest in der Theorie
In der Praxis sehen wir jedoch immer wieder das Gegenteil. Der Pilot beginnt mit viel Motivation, kommt aber nie wirklich zum Fliegen.
Meetings werden verschoben. Offene Fragen bleiben unbeantwortet. Entscheidungen werden vertagt. Der Pilot läuft weiter, ohne dass klar ist, wann er eigentlich abgeschlossen sein soll.
Nicht selten endet das Projekt schließlich mit dem Fazit: „Wir haben momentan andere Prioritäten.“
Dabei liegt das Problem häufig gar nicht in der Technologie.
Der Pilot ist nicht das Problem – die Organisation dahinter schon
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ein Pilot vor allem die technische Machbarkeit beweisen muss.
Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Pilotprojekte geraten ins Stocken, weil niemand den Piloten wie ein eigenständiges Projekt steuert.
Fünf Gründe, warum Pilotprojekte steckenbleiben
1. Es fehlt ein klares Testkonzept
Viele Pilotprojekte starten mit viel Motivation – aber ohne einen konkreten Plan.
Es wird ein Projektteam zusammengestellt, das Tool wird bereitgestellt und dann schaut man erst einmal, was passiert.
Was zunächst pragmatisch klingt, führt in der Praxis häufig zu Unsicherheit. Denn bevor der eigentliche Pilot beginnt, sollten einige grundlegende Fragen beantwortet sein:
- Welche Funktionen sollen überhaupt getestet werden?
- Welche Workflows werden betrachtet?
- Wie viele Sprachen oder Business Units werden einbezogen?
- Wer testet welche Anwendungsfälle?
- Woran erkennen wir, dass der Pilot erfolgreich war?
Ebenso wichtig ist eine passende Basiskonfiguration. Denn nur wenn das System auf den definierten Testrahmen abgestimmt ist, lassen sich aussagekräftige Ergebnisse erzielen.
Fehlt diese Vorbereitung, entwickelt sich der Pilot schnell zum unkoordinierten Ausprobieren. Unterschiedliche Personen testen unterschiedliche Dinge, Ergebnisse sind kaum vergleichbar und am Ende fehlt die Grundlage für eine fundierte Entscheidung. Wir helfen Ihnen gerne beim Aufsetzen eines Piloten bereits ab dem Konzeptentwurf, denn bereits hier wird vieles für den Erfolg des Projektes entschieden. Sprechen Sie uns gerne an!
2. Es gibt keinen klaren Projektverantwortlichen
Auch ein Pilot braucht jemanden, der das Projekt steuert.
Wer organisiert die nächsten Tests? Wer erinnert an offene Aufgaben? Wer priorisiert Themen? Wer trifft Entscheidungen oder holt sie ein?
Sind diese Rollen nicht klar definiert, verliert der Pilot schnell an Dynamik. Aufgaben bleiben liegen, Abstimmungen ziehen sich und niemand fühlt sich verantwortlich, das Projekt aktiv voranzubringen.
3. Der Pilot verliert gegen das Tagesgeschäft
Im Tagesgeschäft haben operative Aufgaben fast immer Vorrang.
Testfälle werden verschoben, Rückmeldungen kommen verspätet oder gar nicht und wichtige Erkenntnisse fehlen.
Dadurch kann der Pilot seine eigentliche Aufgabe nicht erfüllen: eine belastbare Entscheidungsgrundlage zu schaffen.
4. Probleme werden erkannt, aber nicht gelöst
Jeder Pilot bringt Herausforderungen mit sich.
Vielleicht fehlen realistische Testdaten. Vielleicht ist das technische Setup noch nicht optimal oder ein Workflow funktioniert noch nicht wie gewünscht.
Solche Erkenntnisse sind kein Scheitern – sie sind genau der Grund, warum man einen Piloten durchführt.
Problematisch wird es erst, wenn diese Themen zwar erfasst, aber nie priorisiert oder bearbeitet werden. Dann wächst die Liste offener Punkte – ohne dass sich das Projekt wirklich weiterentwickelt.
5. Der Pilot wächst ständig weiter
„Wenn wir schon testen, können wir auch noch diese Sprache aufnehmen.“
„Oder diese Business Unit.“
„Oder diesen Sonderfall.“
Was ursprünglich als überschaubares Pilotprojekt geplant war, entwickelt sich Schritt für Schritt zu einem Großprojekt. Gleichzeitig steigt der Anspruch, vor dem Rollout möglichst jede Eventualität auszuschließen.
Doch genau das ist nicht die Aufgabe eines Piloten. Er soll nicht die eierlegende Wollmilchsau liefern, sondern die entscheidenden Erkenntnisse, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.
Je größer der Pilot wird, desto schwieriger fällt diese Entscheidung – und desto größer wird die Gefahr, dass das Projekt nie wirklich abgeschlossen wird.
Warum das teuer werden kann
Ein Pilot, der sich über Monate oder sogar Jahre zieht, bindet Ressourcen – häufig ohne einen echten Mehrwert zu schaffen.
Mitarbeitende investieren Zeit in Meetings und Tests. Externe Dienstleister werden eingebunden. Gleichzeitig fehlt die Grundlage für eine Entscheidung, weil Tests unvollständig bleiben, Verantwortlichkeiten unklar sind oder der Pilot immer weiterwächst.
Hinzu kommt ein psychologischer Effekt: Je länger ein Pilot dauert, desto größer die Frustration.
Was anfangs als überschaubares Projekt begonnen hat, wirkt plötzlich komplex, teuer und schwer umsetzbar.
Nicht weil die Technologie schlecht ist – sondern, weil der Pilot nie die Struktur hatte, die er gebraucht hätte. a
Unsere Perspektive
Ein Pilot ist für uns kein unverbindliches Ausprobieren, sondern ein eigenständiges Projekt mit einem klaren Ziel: eine fundierte Entscheidungsgrundlage für den späteren Go-Live zu schaffen.
Deshalb unterstützen wir unsere Kunden nicht erst dann, wenn das Tool bereits eingerichtet ist. Wir begleiten den gesamten Pilotprozess – von der Planung bis zur Entscheidung.
Je nach Projekt übernehmen wir genau die Aufgaben, die im Piloten häufig fehlen:
- ein passendes Testkonzept entwickeln,
- den Testrahmen definieren,
- das System für den Pilot konfigurieren,
- Tests koordinieren und begleiten,
- Ergebnisse bewerten,
- den Go-Live vorbereiten
So wird aus einem Pilotprojekt eine Lösung, die im Unternehmensalltag tatsächlich funktioniert.
Klingt gut? Kontaktieren Sie uns – wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Piloten, vom Konzeptentwurf bis hin zur Go-Live-Vorbereitung.
Fazit
Ein Pilot ist kein Dauerzustand.
Er ist ein Werkzeug, um Unsicherheiten zu reduzieren und eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen.
Wer einen Piloten strukturiert plant, konsequent steuert und mit einem klaren Ziel durchführt, schafft die Grundlage für einen erfolgreichen Go-Live.
Deshalb gilt aus unserer Sicht: Lieber ein fokussierter Pilot mit einem klaren Endpunkt als ein Pilot, der versucht, jede Eventualität abzudecken – und am Ende nie zu einer Entscheidung führt.
