Montagmorgen. Das Postfach quillt über, die Chat-Nachrichten blinken ununterbrochen, im Kalender ploppen Erinnerungen auf – und irgendwo zwischen SharePoint, Excel-Tabellen und Netzwerkordnern sucht jemand verzweifelt nach der aktuellen Version eines Dokuments. So oder so ähnlich begann für unseren Kunden fast jeder Arbeitstag.
Was eigentlich „nur“ ein Übersetzungsprozess sein sollte, war zu einem hochkomplexen Hindernislauf geworden. Übersetzungsaufträge flatterten über alle möglichen Kanäle herein – mal per E-Mail, mal über Telefon oder Chat. Dokumente lagen in zig verschiedenen Ablagen, die Versionierung war kaum noch nachzuvollziehen. Korrekturen wurden in Word-Kommentaren, handschriftlich oder eingescannt eingereicht. Und während der Outlook-Kalender immer voller wurde, explodierten Aufwand, Fehlerquote und Kosten. Denn viele Inhalte wurden mehrfach übersetzt – und bezahlt –, obwohl nur kleine Änderungen nötig gewesen wären.
Unser Kunde war frustriert: zu viele Medienbrüche, zu wenig Struktur, zu viele Doppelarbeiten. Was dringend gebraucht wurde, war ein System, das Ordnung ins Chaos bringt – ein Translation Management System (TMS).
Warum ein Translation Management System unverzichtbar ist
In einem ersten Workshop formulierten wir gemeinsam die Ziele:
- mehr Automatisierung
- eine einheitliche Ablage
- ein systemgestützter Übersetzungs- und Korrekturprozess
- automatische Erinnerungen, die Deadlines im Blick behalten
Besonders wichtig war auch die Wiederverwendung bereits vorhandener Übersetzungen mithilfe von Translation Memorys – ein entscheidender Hebel, um Qualität zu sichern und Kosten zu sparen. All das sollte durch ein Translation Management System möglich werden.
Der Weg zum Translation Management System
Wir begannen mit einer detaillierten Bedarfsaufnahme. In Interviews und Prozessanalysen identifizierten wir die Schwachstellen – und verglichen anschließend verschiedene Translation Management Systeme anhand einer Bewertungsmatrix, die die Prioritäten des Kunden abbildete.
Nach der Auswahl folgte der Praxistest: Ein Fachbereich startete in einer Pilotphase, die gemeinsam mit internen Teams und externen Übersetzungsdienstleistern durchgeführt wurde. So zeigte sich schnell, wo Anpassungen nötig waren und wie die Plattform den Alltag wirklich erleichtert. Nach erfolgreichem Testing ging das Translation Management System live – zunächst im Pilotumfang.
Damit der Start reibungslos verlief, begleiteten wir die Mitarbeitenden intensiv: mit Schulungen, praktischem Support und der Einrichtung von Translation Memorys und Terminologie. Schon nach kurzer Zeit wurde aus einem unübersichtlichen Flickenteppich ein klarer, strukturierter Prozess – dank des Translation Management Systems.
Ein Blick in die Zukunft
Heute ist das Translation Management System nicht mehr aus dem Arbeitsalltag unseres Kunden wegzudenken. Und die Reise geht weiter: Weitere Fachbereiche werden sukzessive ins System eingebunden, Schnittstellen zum Redaktionssystem sorgen bald für vollautomatische Auftragserstellung, und zusätzliche Features – etwa ein Auftragsportal, ein Abrechnungsmodul oder die Einbindung von KI – stehen bereits auf der Roadmap.
Ihr Weg zu effizientem Übersetzungsmanagement
Die Einführung des Translation Management Systems war für unseren Kunden mehr als nur ein IT-Projekt. Es war ein Schritt in Richtung Zukunft: hin zu Transparenz, Effizienz und professionellem Übersetzungsmanagement – und weg von überfüllten Postfächern, explodierenden Kalendern und endlosen Excel-Listen.
Möchten auch Sie Ihre Übersetzungsprozesse effizienter, transparenter und zukunftssicher gestalten? Wir unterstützen Sie individuell, teilen unsere Best Practices und begleiten Sie Schritt für Schritt – damit Ihr Unternehmen das volle Potenzial eines Translation Management Systems ausschöpfen kann.
