Wenn es um Übersetzungen in internationalen Unternehmen geht, sind Translation Management Systeme (TMS) das Rückgrat einer effizienten Lokalisierungsstrategie. Doch was passiert, wenn das bestehende System an seine Grenzen stößt – und eine Migration dringend nötig wird?
Genau vor dieser Herausforderung stand unser Kunde, ein führender Hersteller von Armaturen und Automatisierungskomponenten. Mit einem sperrigen Altsystem, unsauberen Datenbeständen und einer Schlüsselperson, die das Unternehmen bald verlassen würde, musste der Wechsel zwar zeitig, aber dennoch mit Strategie ablaufen.
Wie wir diese anspruchsvolle Migration erfolgreich umgesetzt haben – und welche Erkenntnisse wir daraus ziehen konnten – erzählen wir in dieser Success Story.
Die Ausgangssituation: Sperriges System, unsaubere Daten
Unser Kunde arbeitete seit Jahren mit einem Translation Management System, das nicht mehr allen Anforderungen gerecht wurde. Die Verwaltung erfolgte lokal, neue Anforderungen konnten nur mit hohem Aufwand umgesetzt werden.
Hinzu kamen strukturelle Herausforderungen: Die Translation Memories und Terminologiebestände waren überladen, vielfach fehlerhaft oder veraltet. Der Vorteil für uns: Das neue Wunschsystem war bereits gewählt und gekauft. Statt also bei einer fundierten Systemevaluation zu starten, konnten wir uns sozusagen ins gemachte Systemnest setzen und direkt mit der Migration starten.
Unsere Herangehensweise: Präzise Planung trifft auf Tool-Expertise
Eine System-Migration ist nie ein reines „Copy & Paste“. Jedes Unternehmen bringt seine eigene Historie, Systemlandschaft und Prozesse mit. Deshalb war uns wichtig, nicht nur den reinen Datentransfer zu begleiten, sondern eine ganzheitliche Lösung zu schaffen – maßgeschneidert auf die Bedürfnisse unseres Kunden.
Initialer Workshop
Als Vorbereitung haben wir zunächst das bestehende System auf Herz und Nieren geprüft. Welche Funktionen und Konfigurationen sind bereits vorhanden? Was muss angepasst oder ergänzt werden, um die nötigen Prozesse weiter abzubilden?
Gemeinsam mit dem Kunden ging es dann ins Detail. Was waren konkrete Anforderungen, was wurde umgehend benötigt und was war eher nice-to-have? Eine gemeinsam abgestimmte Roadmap durfte auch nicht fehlen, um neben den Meilensteinen auch klar definierte Rollen sowie Verantwortlichkeiten festzulegen.
Systemkonfiguration
Mit allen wichtigen Informationen im Gepäck konnten wir im Anschluss mit der individuellen Systemaufsetzung starten. Die wichtigsten Aspekte, die hier umgesetzt wurden, waren eine klare Nutzerverwaltung inkl. Rollen- und Rechtekonzept, dedizierte Workflows sowie Metadatenkonzepte für sauberes Auftragshandling und maßgeschneiderte Projektvorlagen.
Testphase
Sobald das System einmal mit allen nötigen Konfigurationen ausgestattet war und diese abgenommen wurden, konnten wir mit konkreten System- und Workflowtests beginnen – in enger Abstimmung mit allen relevanten Stakeholdern sowie bei Bedarf mit dem Systemhersteller. Wichtig in dieser Testphase die korrekte Abbildung aller gängiger Abläufe und die Sicherstellung des erfolgreichen Datentransfers zwischen Kunden- und Dienstleistersystem.
Datenbereinigung & Migration
Die Systemkonfiguration war nicht unser einziges großes Arbeitspaket. Denn es mussten nicht nur Prozesse, sondern vor allem auch Daten migriert werden – in unserem Fall inkl. vorheriger Datenanalyse und Bereinigung, um nur mit sauberen Daten im neuen System durchzustarten.
Und das war ein echtes Highlight! Mehr als drei Viertel der TM-Bestände konnten restlos entfernt werden – größtenteils Dubletten aufgrund des bisherigen Datenmanagements.
Auch die Datenformate wurden angepasst, um einen reibungslosen Import ins neue System zu gewährleisten. Terminologiedaten durften dabei natürlich auch nicht fehlen und wurden ebenfalls ins neue System überführt.
Das Gesamtergebnis? Ein stabiles, sauber konfiguriertes System, das alle Anforderungen des Kunden abbildet – mit deutlich schlankeren, effizienteren Datenstrukturen.
Ausblick: Automatisierung und smarte Anbindungen
Das System ist bereit – und wird nun schrittweise und projektweise live genommen. Doch damit endet die Reise nicht:
- Die Anbindung von Machine Translation (MT) steht als nächster Meilenstein an.
- Ebenso die Integration mit dem Content-Management-System ST4 für automatisierte Übersetzungsprozesse.
- Parallel ist die Weiterentwicklung und Erweiterung der Terminologiedatenbank für eine einheitliche Corporate Language geplant.
Die Basis für effizientes, skalierbares Übersetzungsmanagement ist also geschaffen – inklusive Perspektive für weitere Optimierungen.
Fazit: Mit Strategie zur erfolgreichen Migration
Migrationen von Translation Management Tools sind komplex – keine Frage. Doch mit der richtigen Vorbereitung, sauberer Methodik, Einbindung der Stakeholder und einem klaren Fokus wird das Projekt ein Erfolg.
Sie planen ebenfalls eine Migration oder möchten Ihre Übersetzungsprozesse effizienter gestalten? Dann sprechen Sie uns gerne an – wir teilen unsere Erfahrungen und helfen Ihnen dabei, das optimale Setup für Ihr Unternehmen zu schaffen.
