Sprachprozess-Strategie gesucht!

Strategie für Sprachprozesse im Unternehmen festlegen, das ist gar nicht so kompliziert, wie es klingt. Wir erstellen laufend Strategien, z.B. Anlagestrategien um unser Geld zu mehren oder Ernährungsstrategien um gesünder oder schlanker zu werden. Eine Strategie für die Sprachprozesse im Unternehmen sorgt dafür, dass wir die richtigen Sprachen-Themen in die richtige Richtung treiben. Mit Hilfe einer Strategie kann leicht entschieden werden, ob z.B. ein Übersetzungsmanagement-System angeschafft wird, Terminologie-Workflows auf- oder ausgebaut werden oder Maschinelle Übersetzung zum Einsatz kommt.

Mit einer strategischen Ausrichtung bei der Beantwortung solcher Fragen tragen wir optimal zum Unternehmenserfolg bei. Dass dabei andere Faktoren zum Tragen kommen, als bei einer einfacheren Ernährungsstrategie, ist logisch. Noch mal kurz auf Anfang: Was heißt denn Strategie überhaupt und wo kommt das Wort her?

Der Begriff „Strategie“ geht auf das griechische Wort „strategos“ zurück und setzt sich aus den beiden Wörtern „stratos“ (Heer) und „agein“ (führen) zusammen. Strategos hießen im antiken Griechenland die obersten Heerführer. (Quelle St. Galler Business School)

Der Begriff ‚Strategie‘ ist also martialisch geprägt! Das passt insofern gut, als etwas Kampf- und Eroberungsgeist sowie ganz viel Durchhaltevermögen sehr nützlich sind, um eine Strategie zu entwickeln und zu verfolgen. Und auch wenn akademische Schriften zu Strategie sich immer noch mit ‚Kriegsszenarien‘ auseinandersetzen, so geht die heutige Umsetzung von Strategie in eine konstruktivere und friedlichere Richtung. Am Ende wollen wir nicht erobern, sondern überzeugen und zwar mit Ergebnissen! 

Die eine oder keine Strategie?

Um es vorwegzunehmen: Es gibt weder die eine, noch gibt es die beste Strategie. Und alles ist besser als gar keine Strategie!

In vielen Unternehmen gibt es meist bereits umfangreiches Material zur high-level Unternehmensstrategie,  d.h. VisionMission, Werte und strategische Leitlinien stehen Unternehmens-übergreifend fest. Leider sind diese Aussagen häufig zu abstrakt, so dass ein Zusammenhang zur eigenen Tätigkeiten nicht immer deutlich wird. 

Da haben wir bereits die erste, wichtige Aufgabe bei der Gestaltung einer Sprachprozess-Strategie für das Unternehmen: Die Unternehmensstrategie sollte unbedingt als Ankerpunkt verwendet werden, um die Sprachprozess-Strategie darauf auszurichten. 

Bei der Ausrichtung der Sprachprozess-Strategie auf die Unternehmensstrategie sollte man sich stets die Frage stellen, ob die Sprachprozess-Strategie auf die Unternehmensstrategie einzahlt!

Aber wie fange ich mit Strategiearbeit an?

Erste entscheidende Frage hier ist, wie das grundsätzliche Vorgehen bei der Strategiegestaltung sein soll. Wird die Strategie "top down" vom Management und einem kleinen Kreis festgelegt und den Mitarbeitern vorgegeben? Oder dürfen Vertreter von Mitarbeitern, internen Kunden und Partnern, wie Einkauf oder IT, "bottom-up" die Strategie mitgestalten?

Spoiler-Alert: Wenn die Unternehmenskultur es zulässt, dann ist ein "bottom-up" Strategie-Prozess mit Vertretern aller relevanten Stakeholder-Gruppen empfehlenswert, denn so wird parallel bereits der notwendige Change-Prozess initiiert, der für die erfolgreiche Umsetzung einer Strategie erforderlich ist. 

Strategiearbeit profitiert nämlich von unterschiedliche Sichten und Wissen aus dem Unternehmen und von außen (vom Markt, von Experten). Wenn man so vorgeht möchte, sollte man sich zunächst darüber Gedanken machen, wen man im Strategie-Team braucht. Außerdem braucht man natürlich immer Management-Unterstützung wenn man eine Strategie erfolgreich umsetzen möchte. All das findet man am leichtesten in einer Stakeholder-Analyse heraus! 

Wenn das Team feststeht und alle Beteiligten Feuer und Flamme sind, kann die eigentliche Strategie-Arbeit beginnen. 

Ja, Strategie ist Arbeit, aber wichtige Arbeit!

Eine Strategie schüttelt man nicht aus dem Ärmel, es braucht Zeit, sich über externe und interne Faktoren, die eine Strategie beeinflussen, Gedanken zu machen, die Unternehmensstrategie zu berücksichtigen, die relevanten Stakeholder zu befragen und strategische Ziele zu formen. Auch die Vision, also der Nordstern, das, wo die Strategie langfristig hinzielt ist nicht mal eben schnell gemacht. 

Ein Tipp hier: Es lohnt sich nicht, sich in Wortklaubereien verlieren, auch wenn wir Sprachler:innen das so gerne tun ;-). Eine Strategie muss nicht schön sein, reißerisch klingen oder perfekt formuliert sein, sie muss vor allem funktionieren. Und eine Strategie funktioniert, wenn alle Mitarbeiter sie als klaren Handlungsrahmen verstehen und sich in ihrem Tun auf die formulierten strategischen Ziele beziehen können.

Nehmen wir an, ein strategisches Ziel der Sprachabteilung besteht darin, Sprachprozess-Automatisierung zu fördern, um Übersetzungsvolumina schneller bewältigen zu können. In diesem Fall ist eine Entscheidung, maschinelle Übersetzung einzuführen keine individuelle Entscheidung sondern strategisch begründet, denn sie zahlt auf das strategische Ziel ein. 

Noch besser: Wenn eines der Unternehmensziele darin besteht, interne Prozesse 20% effizienter zu machen, dann ist dieses Ziel sogar direkt mit diesem Unternehmensziele verknüpft und im Unternehmen verankert. Solche Nachweise sind in Verhandlungen mit dem Management, z.B. für Budget bei der Einführung von Übersetzungssystemen, neben guten Business Cases unschlagbar.

Es gibt nichts (strategisch) Gutes, außer man tut es

Keine Strategie zu haben, ist unglücklich, denn es bedeutet, dass Menschen ohne Ziele, im schlimmsten Fall in gegenläufige Richtungen arbeiten.

Eine Strategie soll aber gar nicht kompliziert sein sondern sich sich auf die wesentlichen Ziele konzentrieren! Wenn es zu viele strategische Ziele gibt, verliert man den Fokus und es entsteht Unzufriedenheit, weil nicht alles gleichzeitig erreicht werden kann.

Gegen Unzufriedenheit und für maximalen Fokus sollten die strategischen Ziele deshalb auch in kleine Scheiben geschnitten werden, denn strategische Ziele wirken langfristig (2-4 Jahre). 

Am besten geht das, in dem aus den strategischen Zielen operative Ziele abgeleitet werden, die kurzfristiger wirken (Monat, Quartal, Jahr). Diese müssen dann verfolgt und regelmäßig besprochen werden, deshalb sollte jemand für die Überwachung der Ziele (nicht die Erreichung, dafür ist jede:r Einzelne verantwortlich) verantwortlich zeichnen. Das sorgt dafür, dass die strategischen Ziele am Ende erreicht werden und die Energie dabei nicht verpufft. 

Und wie setzt man Strategiearbeit am besten um?

Ich persönliche bevorzuge für die Strategie-Arbeit sowohl für andere Unternehmen als auch bei blc agile Methoden: Ich baue gerne eine Strategy Map für die Strategische Zieldefinition, Vision und Mission, verwende Kanban für die operative Umsetzung und plane Strategie Sprints und Squads. In digitalen Strategie Workshops arbeite ich gern mit Miro oder ähnlichen Tools. Aber Strategiearbeit kann auch ganz klassisch ablaufen, mit Excel, MS-Project und PowerPoint oder als Mischform. Die Wahl der Mittel hängt stark von Unternehmen, Strategie-Team und Unternehmenskultur ab, ist aber nicht entscheidend für den Erfolg.

Das Wesentliche ist, dass die Ergebnisse überzeugen und die Strategie für alle verständlich und nachvollziehbar ist. Dann wird die Strategie einen so starken ‚Zug‘ entwickeln, dass sie alle in Richtung Vision mitnimmt!

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Bild: JESHOOTS.COM auf Unsplash

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