Wie kommt man von überall verteilten Glossaren und Prozessen zu einer großen Terminologiedatenbank? Und wie erreicht man „quasi nebenbei“ noch, dass alle Mitarbeiter die neue Termbank nutzen? Ein scheinbar unlösbares Unterfangen. Die Lösung: Den Elefanten in Scheiben schneiden.
Schritt 1: Bestandsanalyse und Priorisierung
Los gehen sollte es immer mit einer Erfassung des IST-Stands: Welche Daten liegen wo? Wer nutzt bislang Terminologie? Welche Prozesse gibt es schon, um neue Terminologie zu erfassen und abzustimmen?
Hat man sich einen Überblick verschafft, geht es an die Priorisierung: Welche Listen sollen der Grundstock für die neue Terminologiedatenbank werden? Soll ergänzend Termextraktion durchgeführt werden, um weitere Terminologie zu erhalten? Wer soll in die Aufbau der Terminologiedatenbank einbezogen werden.
Schritt 2: Datenmodell aufsetzen
Eine nächste große Aufgabe liegt darin, ein Datenmodell festzulegen, das als Gerüst für die neue Terminologiedatenbank dienen soll. Dafür gilt es, zu prüfen, welche Metadaten bislang gepflegt werden und welche weiterhin oder zusätzlich benötigt werden. Ähnliche Metadaten aus den Bestandsdaten können in gemeinsamen Feldern zusammengeführt werden. An dieser Stelle lohnt es sich aber auch auf jeden Fall, zu prüfen, von welchen Informationen man sich verabschieden kann, um das Datenmodell nicht unnötig aufzublähen.
Schritt 3: Datenmigration starten
Mit dem abgestimmten Datenmodell kann die Reise losgehen: Bestehende Daten können in eine neue Terminologiedatenbank importiert werden. Dabei wird die Herkunft der importierten Terminologie klar gekennzeichnet, um die spätere Zusammenführung der Terminologie zu vereinfachen.
Schritt 4: Zusammenführung und Bereinigung der Terminologie
Bei der Zusammenführung von Daten entstehen in der Regel viele Dubletten. Dabei kann es sich um vollständige Überschneidungen handeln, aber auch nur um einzelne identische Benennungen, die unterschiedlichen Begriffen zugeordnet sind. Ein Vielzahl dieser Dubletten kann automatisiert ermittelt und auch bereinigt werden. Aber gerade bei Teilüberschneidungen von Begriffen und ähnlichen Benennungen gerät die Automatisierung an ihre Grenzen. Solche Klärungsfälle können automatisiert gekennzeichnet werden und legen die Grundlage für die spätere Terminologiearbeit.
Schritt 5: Zugriff auf Terminologie
Damit die neue Terminologiedatenbank auch übergreifend genutzt werden kann, muss der unternehmensweite Zugriff sicher gestellt werden. Das lässt sich am besten über ein Terminologiesystem lösen, auf das alle Mitarbeiter webbasiert zugreifen können. Über Rolle und Rechten lässt sich beispielsweise der Zugriff auf bestimmte Fachbereiche einschränken. Außerdem lässt sich eingrenzen, welche Personen sich aktiv an der Terminologiearbeit beteiligen dürfen und beispielsweise neue Terminologie einsteuern oder Änderungen vornehmen dürfen.
Schritt 6: Workflows für Terminologiearbeit
Eine Terminologiearbeit lebt von der laufenden Pflege. Nur wenn die Bestandsterminologie regelmäßig geprüft und aktualisiert wird, kann sie auf dem aktuellen Stand bleiben. Außerdem ist es essenziell, Prozesse für die Aufnahme neuer Terminologie zu definieren. Dies kann in Form von einzelnen Termanträgen im Terminologiesystem passieren oder durch gezielte Termextraktion aus Ausgangstexten. Nach Möglichkeit sollte neue Terminologie noch vor Übersetzung geprüft, freigegeben und in die relevanten Zielsprachen übertragen werden.
Einige Terminologiesysteme bieten ein Workflowkonzept, über das neue Änderungs- oder Termanträge eingesteuert werden, von Experten abgestimmt und von Freigabegruppen abgenickt werden können. Dabei lassen sich meist unterschiedliche Workflows für die verschiedenen Unternehmenssprachen aufsetzen.
Schritt 7: Verwendung der Terminologie sicherstellen
Fazit: Die Reise lohnt sich!
Sind Sie bereits bei Schritt 7 angekommen, habe Sie schon viel erreicht! Sie haben eine fachbereichsübergreifende Terminologie mit vereinheitlichten Begriffen und Benennungen – oder sind zumindest auf dem Weg dahin. Durch einheitliche Terminologie werden Missverständnisse vermieden, sowohl innerhalb des Unternehmens als auch außerhalb. Außerdem verringert sich das Fehlerpotential in Übersetzungen erheblich. Und nicht zuletzt prägen Sie die Corporate Identity!
Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihren Terminologie-Elefanten in Scheiben zu schneiden! Kontaktieren Sie uns gerne!
Sie konnten bei der tekom-Jahrestagung 2023 meinen Vortrag nicht sehen? Ab dem 27. November können Sie im Tagungstool die Aufnahme zu meinem Vortrag sehen: „Terminology Process Makeover: Everything Everywhere all at Once“. Bei Fragen stehe ich Ihnen selbstverständlich zur Seite.
Wir haben da noch was für Sie:
Am 14./15. März 2024 findet Terminologie³ 2024 ein weiteres Mal im Novotel in Karlsruhe statt. Ein Event, bei dem Terminologieinteressierte, egal ob Anfänger:innen oder Vollprofis, auf ihre terminologischen Kosten kommen. Bis zum 10. Januar 2024 gibt es auch Early-Bird-Preise.
