In diesen schwierigen Tagen hört man vermehrt den Ruf nach funktionierendem Home-Office. Ohne prahlen zu wollen (OK vielleicht ein ganz kleines bisschen): Wir bei blc arbeiten schon seit Jahren ‚hybrid‘, will heißen zwei Tage Home-Office pro Woche für alle, die das möchten. Wie das kam, warum es (wider Erwarten meinerseits) sehr gut funktioniert und welche Tools das Leben in Home-Office und Office-Office leichter machen, verrate ich in diesem Blog-Beitrag.

Hand auf’s Herz, zunächst war ich in meiner Funktion als Babo (aka Boss) nicht so begeistert von der Idee, Home-Office ohne ‚triftigen Grund‘ einzuführen. Ich mag es, wenn alle da sind, und ja, ein gewisser Kontrolldrang ist vorhanden, quasi Berufskrankheit. Aber ich habe natürlich auch Verständnis dafür, dass niemand 5 x pro Woche 2 Stunden täglich in überfüllten Zügen und Bussen stehen möchte. Und man braucht auch mal Ruhe bei der Arbeit, ohne laufend am Telefon-Marathon der Kollegen teilzuhaben.

Was also tun?

Ich habe das Thema ‚Home-Office‘ in unserem Team-Workshop auf die Agenda gesetzt. In einer Brainstorming-Session sammelten wir Ideen, wie wir es erfolgreich umsetzen können. Uns alle trieb dabei diese Kernfrage um: Wie schaffen wir es, uns trotz Entfernungsarbeit stets gegenseitig ein Gefühl von Kontrolle und Sicherheit zu vermitteln?

Und dann haben wir entschieden, es einfach einmal auszuprobieren.

Ein guter Heim-Arbeitsplatz ist Trumpf

Die Kollegen mit dem weitesten Arbeitsweg und somit größten Lebenszeitverlust beim Pendeln haben das Modell Home-Office zuerst getestet. Als Grundvoraussetzung für Home-Office bei blc hatten wir festgelegt, dass ein vernünftiger Heim-Arbeitsplatz vorhanden sein muss. Dazu gehören neben dem blc-Notebook eine sehr gute Internetanbindung, ein großer Bildschirm und ein ergonomischer Schreibtisch.

Last but not least musste für jeden Home-Office-Rechner eine sichere VPN-Verbindung auf die blc-Umgebung eingerichtet werden und die Telefon-Umstellung auf das blc-Handy funktionieren. Denn nahtlose Kommunikation mit Team und Kunden ist und bleibt bei uns Trumpf, egal von wo aus man arbeitet!

Man kann (und darf) nicht NICHT kommunizieren

Wie schon Paul Watzlawik, der berühmte Kommunikationswissenschaftler, postulierte: ‚Man kann nicht NICHT kommunizieren‘! Im Home-Office gilt die Maxime:

‚Man DARF nicht NICHT kommunizieren‘.

Aber die richtige Kommunikation ist nicht immer leicht. Oder um es anders auszudrücken: Wir haben alle mal ‚unsere Tage‘, doch wenn jemand im Office einen schlechten Tag hat und nicht sprechen mag, dann kann man das fühlen und der Person ansehen. Über Bildschirme, Telefone, E-Mail und Chat-Kanäle ist das schwierig. Wenn einen etwas belastet, belastet das wiederum die Kommunikation. Deshalb ist um so wichtiger, dass man sich beim verteilten Arbeiten einander mitteilt und auch mal Dinge expliziter ausspricht, als man es in Persona täte. Denn der andere kann nicht wissen, dass einem etwas quer sitzt.

Smells like TEAM-Spirit

Um die Kommunikation in Projekten und zwischen Team-Mitgliedern aufrecht zu erhalten und mit Home- und Office-Base stets auf Stand zu sein, haben wir inzwischen Tools im Einsatz, die sich sehr bewährt haben.

Nicht nur um meinen Kontrollwunsch zu befriedigen sondern auch, damit alle wissen, was gerade bei jedem los ist, führten wir zuallererst ein Daily ein:

Im Daily, welches, wie der Name schon sagt, täglich stattfindet, halten wir uns so streng wie möglich an die Scrum-Regeln: Nicht länger als 15 Minuten, im Stehen, nur die wichtigsten Punkte von gestern (was habe ich geschafft), von heute (was habe ich vor) und Herausforderungen (wo sehe ich welche, wo brauche ich Unterstützung).

Bei Vorbereitung und Durchführung unseres Dailys ist das cloud-basierte Kanban-Board Trello für uns inzwischen nicht mehr wegzudenken. Inspiriert durch agile Arbeitsmethoden haben wir ein blc-Daily-Board eingerichtet, in dem jedes Teammitglied eine digitale Liste der Daily-Tasks führt.

Einmal in der Woche lassen wir das Daily zugunsten eines längeren Weeklys weg. In einer Stunde Weekly tauschen wir dann Details aus, erzählen uns Projektinhalte und schulen uns gegenseitig. Das passiert meist in Persona, manchmal ist ein Teil des Teams remote zugegen.

Nice to e-meet you

Für Daily und Weekly setzen wir bei blc eine Cloud-Webkonferenz-Lösung namens Zoom ein – es ist kinderleicht zu bedienen und leistet über interne Meetings hinaus auch in Kunden-Meetings und bei unseren Webinaren gute Dienste.

Aus unserer Sicht steht die einfache Bedienung und Einrichtung solcher Hilfsmittel an erster Stelle. Aufgrund der verteilten Teams müssen wir regelmäßig auch spontane Webmeetings einberufen und können uns nicht stundenlang mit der Einrichtung von Terminen befassen. Wir ‚gehen‘ einfach in unseren blc-Zoom-Raum und legen los.

Für die ‚flotte Kommunikation‘ mit vielen Adressaten empfiehlt sich ein Chat-Tool. Hier haben wir uns für Slack entschieden. Auch das war nicht meine Idee (sondern die von Christian), ich war sogar zunächst dagegen. Aber die Möglichkeit, für jedes Projekt einen Kommunikationskanal mit den relevanten Beteiligten zu erstellen, möchte ich nicht mehr missen. Grundsätzlich werden von uns kundenspezifischen Themen in Cloud-Tools nur anonymisiert besprochen. 

Trotz aller tollen Tools aber erstes blc-Gebot: Im Ernstfall ersetzt nichts die direkte mündliche (oder eben fernmündliche) Kommunikation.

Wenn es wichtig ist, anrufen! Da wird nicht gewartet, ob man die Slack-Nachricht oder E-Mail gelesen hat.

Nicht am Equipment sparen!

Damit all das gut funktioniert, braucht man neben Team-Spirit und Disziplin auch gutes Equipment. Gutes muss hierbei nicht übertrieben teuer sein!

Wir haben uns einen eigenen E-Konferenz-Ort eingerichtet, mit einem großen Fernseher an unserer Office-Küchenwand (nah am Kaffee 😉 ), der direkt mit einem nur für Webmeetings fest installierten Notebook mit Internet, Webcam und Konferenz-Lautsprecher verbunden ist (danke, Axel!).

Außerdem hat jeder im Home-Office ein gutes Headset, damit die Tonqualität nicht leidet. Es gibt nichts Schlimmeres in einem Webmeeting als schlechte Tonqualität. Außerdem hat jeder im Home-Office eine Webcam und sorgt für einen ruhigen Raum, möglichst ein Arbeitszimmer, während der E-Meetings. Pflicht bei uns (und eigentlich gesunder Menschenverstand): Mikro aus, wenn man gerade nicht spricht, sonst stören die Nebengeräusche nur unnötig.

Das Beste aller möglichen Welten: Home-Office UND Office-Office

Home-Office funktioniert wunderbar, wenn es Regeln gibt und diese von allen eingehalten werden! Dann sorgt dieses Mehr an individueller Flexibilität für bessere Team-Energie: Man schafft es rechtzeitig zu privaten Terminen, kommt nicht immer zu spät zur Arbeit aufgrund öffentlicher Verkehrsdramen und kann auch mal in Ruhe etwas durchdenken.

Für die Arbeitsmoral und das richtige Team-Feeling aber auch wichtig: Man muss sich regelmäßig ‚in Echt‘ sehen und miteinander reden, lachen, essen und auch mal ein Feierabend-Bierchen trinken. Personalrücksprachen sollten stets face-to-face stattfinden, und es ist auf Dauer anstrengend, größere Team-Meetings nur vor Kamera und Bildschirm abzuhalten.

Aus diesem Grund sollte nur in Ausnahmefällen 100% Home-Office durchgeführt werden, wie z. B. in aktuellen Corona-Zeiten oder wenn es aufgrund der Distanz gar nicht anders geht.

Miteinander feiern und neben dem Projektgeschäft auch mal privat ein Schwätzchen halten, das schafft man auf Dauer nicht über die Ferne. Und all das gehört zu einer guten Team-Atmosphäre ganz klar dazu!

Erfolgsrezept

Man nehme ein paar vernünftige Regeln, ausgewählte Tools, viel Kommunikation und eine Prise Vertrauen. Dann kombiniere man Home-Office mit regelmäßigem ‚Realtime-Office‘ und voilà:

Gute Zusammenarbeit von überall für ein fröhliches, kreatives und erfolgreiches Team! 

Beitragsbild: Photo by Dillon Shook on Unsplash

Kommunikationsgrafik: Michael Reschke